Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Manon de Jong is een handelsnaam van van der Bent & de Jong VOF. Wij zijn verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die wij verwerken voor onze coaching, website, cliëntomgeving, afspraken, aankopen en e-mailinschrijvingen. De begeleiding via het platform is bedoeld voor volwassenen vanaf 18 jaar.

Ons adres is Joost Banckertstraat 5, 2224 SK Katwijk aan Zee. Ons KvK-nummer is 99670178. Voor privacyvragen en verzoeken kun je mailen naar info@manondejong.com.

2. Welke gegevens gebruiken we?

We ontvangen gegevens voornamelijk van jou. Ontvangen we met een geldige reden informatie van iemand anders, bijvoorbeeld een verwijzer, dan kun je vragen welke informatie dat is en van wie die komt.

• Account en contact: je naam, e-mailadres, accountnummer, gekozen pakket, afspraken en gegevens die je zelf doorgeeft.
• Begeleiding: je hulpvraag, intake-antwoorden en relevante informatie over gezondheid, voeding en leefstijl. Bijvoorbeeld klachten, medicatie, supplementen, voorgeschiedenis en aangeleverde uitslagen. Ook adviezen, gedeelde bestanden, plannen, check-ins, berichten en consultnotities kunnen bij je dossier horen.
• Aankopen: bestel- en factuurgegevens, zoals je adres, bestelde product, factuurnummer en betaalstatus.
• Techniek: gegevens voor toegang, werking en beveiliging, zoals sessiegegevens, IP-adres, browserinformatie, tijdstippen en technische fout- of verzoekgegevens.

3. Waarom mogen we deze gegevens gebruiken?

Voor het voorbereiden en uitvoeren van je opdracht gebruiken we noodzakelijke contact-, account-, afspraak- en bestelgegevens op basis van onze overeenkomst met jou (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Voor onze fiscale administratie geldt een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 onder c AVG).

Voor het beantwoorden van een losse algemene vraag en voor beveiliging en misbruikpreventie gebruiken we noodzakelijke gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Dat belang is het afhandelen van je verzoek en het beschermen van de website en accounts. We wegen je privacy daarbij mee; je kunt bezwaar maken.

Voor nieuwsbrieven en commerciële e-mail vragen we toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Inlogmails, facturen en noodzakelijke serviceberichten horen bij onze dienstverlening en staan los van een nieuwsbriefinschrijving.

Een e-mailadres is nodig voor je account. Bij een aankoop zijn de gevraagde bestel- en factuurgegevens nodig. Zonder belangrijke informatie kunnen we bepaalde diensten niet uitvoeren. Optionele toelichtingen mag je overslaan; bij ontbrekende informatie voor je begeleiding bespreken we wat nog mogelijk is.

4. Gezondheidsgegevens en toestemming

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Voor onze coaching vragen we vooraf uitdrukkelijke toestemming om noodzakelijke gezondheidsgegevens te verzamelen, gebruiken en bewaren voor de voorbereiding, afstemming en evaluatie van je begeleiding (artikel 9 lid 2 onder a AVG). Een coachingovereenkomst alleen is hiervoor niet voldoende.

In de platformintake geef je toestemming voordat je begint. We leggen je keuze, het tijdstip en de versie van de toestemmingstekst vast. Dit geldt ook voor cliënten met een Persoonlijke analyse.

Je kunt je toestemming intrekken via info@manondejong.com. We stoppen dan het gebruik dat daarop berust en bespreken welke begeleiding nog mogelijk is. Intrekken verandert niet de rechtmatigheid van eerder gebruik. Verder bewaren kan alleen met een andere geldige grondslag en, bij gezondheidsgegevens, een passende uitzondering.

Toestemming voor je intake geeft geen toestemming voor een opname, transcriptie of nieuwsbrief. De feitelijke aard van de begeleiding bepaalt of daarnaast wettelijke zorg- of dossierregels gelden.

5. Je account, intake en dossier

Manon kan een persoonlijk account aanmaken voor Persoonlijke analyse, Persoonlijk traject en Verdiepend traject. Je logt in via een link die je zelf op de inlogpagina aanvraagt. Je pakket bepaalt welke begeleiding en onderdelen je ziet. Een pakketwijziging maakt geen nieuw dossier aan.

De Persoonlijke analyse gebruikt het platform voor de intake, voorbereiding van je consult, advies, gedeeld materiaal en praktisch contact. Bij de trajecten kunnen daar check-ins, plannen en verdere begeleiding bij komen.

Intake-antwoorden die je tussentijds opslaat zijn al zichtbaar voor Manon, ook voordat je de hele vragenlijst afrondt. Bepaalde antwoorden kunnen een signaal voor de praktijk opleveren. Een bewaard concept van een wekelijkse check-in wordt pas na afronding met Manon gedeeld.

We bereiden de overstap van de Google Docs-intake naar de platformintake voor. Tijdens die overgang kan een intake nog via Google Docs verlopen. Manon geeft aan welke route voor jou geldt. Bestaande documenten worden niet automatisch naar het platform overgezet. Dezelfde regels voor gezondheidsgegevens en bewaartermijnen blijven gelden.

Manon gebruikt je dossier voor de begeleiding. Pieter verzorgt het technisch beheer binnen de VOF en kan daarvoor toegang hebben. Ook technische dienstverleners kunnen noodzakelijke toegang hebben voor beheer of ondersteuning. Er zijn geen andere medewerkers voor dossierinzage aangewezen.

Het platform is geen voorziening voor spoedeisende hulp of voortdurende medische bewaking. Signalen en overzichten ondersteunen Manon; het platform neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare grote gevolgen voor jou.

6. Outlook, Teams en gespreksopnames

We gebruiken Microsoft 365 voor zakelijke e-mail, de agenda en Teams-consulten. Voor een afspraak kunnen je naam, e-mailadres, afspraakgegevens en een Teams-link worden verwerkt. Bij een Teams-gesprek verwerkt Microsoft onder meer je naam, audio, eventueel video, chat en verbindingsgegevens.

Alleen met jouw voorafgaande toestemming neemt Manon een gesprek op en laat ze het transcriberen. Het enige doel is haar gespreksnotities uitwerken. Je kunt weigeren of vragen te stoppen; het gesprek kan zonder opname en transcriptie doorgaan.

De opname en volledige transcriptie worden verwijderd zodra de notities klaar zijn, uiterlijk binnen 30 dagen na het gesprek. Alleen noodzakelijke gespreksnotities blijven daarna bij je coachingdossier horen. Deze afspraak geldt ook voor eventuele kopieën; automatische verwijdering is nog niet ingericht.

7. Welke dienstverleners gebruiken we?

Dienstverleners ontvangen gegevens die nodig zijn voor hun taak. Je gezondheidsantwoorden worden niet vanuit de platformintake naar onze nieuwsbriefdienst gestuurd. Een betaalprovider kan voor eigen wettelijke taken zelf verantwoordelijk zijn; daarvoor geldt ook zijn eigen privacyinformatie.

• Supabase: accounts, database en gedeelde bestanden.
• Vercel: website, cliëntomgeving en verwerking van serververzoeken.
• Resend: systeemmails en de bijbehorende aflevergegevens.
• Microsoft 365: zakelijke e-mail, Outlook-afspraken, Teams en toegestane opnames en transcripties.
• Moneybird en Mollie: facturatie en betalingen.
• MailBlue/ActiveCampaign: nieuwsbrieven en e-mailreeksen.
• Google Docs: intake tijdens de overgang naar het platform, zolang deze route nog wordt gebruikt.

8. Waar worden gegevens verwerkt?

Onze Supabase-database staat in Frankfurt. Dat betekent niet dat alle verwerking binnen de Europese Economische Ruimte (EER) blijft. De website verwerkt serververzoeken via Vercel in de Verenigde Staten. Ook ondersteuning en subleveranciers kunnen gegevens buiten de EER verwerken.

De verwerkersvoorwaarden van Supabase, Vercel en Resend bevatten Europese standaardcontractbepalingen voor doorgiften waarvoor die nodig zijn. Dit zijn afspraken over de bescherming van persoonsgegevens buiten de EER. Hieronder kun je die voorwaarden bekijken. Je kunt ons ook om informatie of een kopie van de toepasselijke waarborgen vragen.

Voor de tijdelijke Google Docs-route worden het gebruikte accounttype en de toepasselijke verwerkers- en doorgifteafspraken nog gecontroleerd. Ook de overige leveranciersinstellingen worden nagelopen. We kunnen daarom niet stellen dat alle verwerking uitsluitend in Europa plaatsvindt of dat alle leveranciersinstellingen al zijn geverifieerd.

• Verwerkersvoorwaarden Supabase ↗
• Verwerkersvoorwaarden Vercel ↗
• Verwerkersvoorwaarden Resend ↗
• Verwerkersvoorwaarden Microsoft ↗
• Verwerkersvoorwaarden MailBlue ↗

9. Hoelang bewaren we je gegevens?

We bewaren gegevens niet langer dan nodig. Hieronder staan onze bewaartermijnen en beoordelingsmomenten. De verwijderingen moeten door de praktijk worden uitgevoerd; het platform verwijdert dossiers en opnames nog niet automatisch op deze termijnen.

• Coachingdossier: tijdens je begeleiding en maximaal 12 maanden na afronding, voor noodzakelijke nazorg of een vervolg. Eerder verwijderen als de gegevens niet meer nodig zijn. Dit geldt voor alle drie de pakketten. Een toepasselijke wettelijke dossierplicht kan voor bepaalde gegevens een andere termijn vereisen.
• Opname en volledige transcriptie: verwijderen zodra de gespreksnotities klaar zijn, uiterlijk binnen 30 dagen na het gesprek.
• Losse contactaanvragen zonder opdracht: uiterlijk 12 maanden na afhandeling verwijderen, tenzij een concrete klacht of claim langere bewaring noodzakelijk maakt.
• Onvoltooide intake- en check-inconcepten: na 3 maanden inactiviteit beoordelen en verwijderen als ze niet nodig zijn voor lopende begeleiding, een bewaarplicht of een concreet geschil.
• Accounttoegang: uiterlijk 12 maanden na het einde van je begeleiding beoordelen. Dit beoordelingsmoment verlengt de bewaartermijn van je dossier niet.
• Facturen en fiscale basisadministratie: in beginsel 7 jaar volgens de fiscale bewaarplicht. Dit geldt niet voor het gehele gezondheidsdossier.
• Nieuwsbrief: commerciële verzending stopt na afmelding. Na 24 maanden zonder bewuste interactie of herbevestiging beëindigen we de inschrijving. Een minimale afmeldregistratie blijft nodig zolang we die moeten gebruiken om ongewenste herinschrijving te voorkomen.
• Databaseback-ups: dagelijks, gedurende 7 dagen beschikbaar. Verwijderde gegevens kunnen daarin tijdelijk blijven staan. Bij herstel moeten eerder uitgevoerde verwijderingen opnieuw worden verwerkt. Deze databaseback-ups bevatten geen geüploade bestanden.
• Systeemmail en technische logs: Resend hanteert 30 dagen voor mailgegevens en logs. Overige technische gegevens bewaren we zolang nodig voor werking, beveiliging en onderzoek van concrete incidenten; de precieze leveranciersinstellingen worden nog gecontroleerd.

10. Website, vermoeidheidscheck en nieuwsbrief

Het platform gebruikt noodzakelijke sessiecookies om je ingelogd te houden. De aankooproute gebruikt tijdelijke browseropslag om dubbele aanvragen te beperken. In de websitecode zijn geen advertentiepixels of afzonderlijke analysetrackers opgenomen. Eventuele aanvullende hosting- en e-mailtrackinginstellingen worden nog gecontroleerd.

De antwoorden op de openbare vermoeidheidscheck worden in je browser verwerkt. Het aanvraagformulier verstuurt je e-mailadres en een antimisbruikveld, niet je gezondheidsantwoorden of de uitslag. Het overzicht uit de check is geen diagnose.

Het huidige aanvraagformulier voor de gratis vermoeidheidscheck combineert de PDF-aanvraag met bijbehorende vervolgmails en de nieuwsbrief. Dat staat bij het formulier vermeld. Je kunt je via elke commerciële e-mail of via info@manondejong.com afmelden. Een afzonderlijke nieuwsbriefkeuze wordt nog voorbereid. Voor een gekocht consult, account of e-book is een nieuwsbriefinschrijving niet nodig.

11. Hoe beschermen we je gegevens?

De cliëntomgeving vereist inloggen en schermt dossiers, bestanden en beheerfuncties af met toegangsrechten. Cliënten zien hun eigen gegevens. We gebruiken beveiligde verbindingen en maatregelen tegen ongeoorloofde toegang en misbruik.

Voor toegang tot de beheeromgeving is naast de inlogmail een code uit een authenticator-app nodig. Supabase verwerkt de registratie en verificatie van deze tweede factor. Cliënten houden hun bestaande manier van inloggen.

Stuur bij een eerste privacyverzoek geen medische bijlagen of kopie van je identiteitsbewijs mee. Als identiteitscontrole nodig is, spreken we een passende manier af. Voor een dossierkopie stemmen we een geschikte beveiligde route met je af.

12. Wijzigingen in deze verklaring

We werken deze verklaring bij als onze werkwijze verandert. De versie en datum staan bovenaan. Bij een wezenlijke wijziging informeren we betrokken cliënten waar nodig rechtstreeks, voordat gegevens voor een nieuw doel worden gebruikt. Het publiceren van deze verklaring is op zichzelf geen toestemming namens jou.